Jeg tror vi alle har dage, hvor indboxen er ved at tage livet af os - der er SIMPELTHEN for mange mails, som tager vores tid. De fleste er ikke skrevet direkte til os, men af "høflige" årsager, så er vi sat på CC - bare for at afsenderen er helt sikker på at alle er informeret. Vel sagtens høfligt nok, problemet er bare, at hver gang der er en mail, så er vi nødsaget til at tage stilling, nødsaget til at bruge tid - tid vi ikke altid har.
Det forårsager stress, for hurtige svar og faktisk en meget ringe videndeling.
I en række opgaver for vores kunder har vi hjulpet med at indføre weblogs som projektkommunikationsværktøj og resultaterne har afgjort betydet en DEL for det "load" af mails som deltagerne modtager, men også for den videndeling som er mellem deltagerne.
Et tænkt eksempel ser sådan ud:
E-mail
- Jeg mailer en artikel til mit projektteam på 40 mand - 40 emails
- 4 vælger at give svar tilbage til gruppen - 4 afsendere X 40 modtager = 160 emails
- Jeg sender mail til teamet for at svare på spørgsmål - 40 emails
IALT: 240 emails |
Blogging
- Jeg publicerer en artikel på webloggen - 0 emails
- 4 vælger at kommentere på webloggen og jeg modtager en notifikation for hver kommentar - 4 emails
- Jeg kommenterer på de spørgsmål som er jeg med en enkelt kommentar - 0 emails
IALT: 4 emails |
Reduktionen i antallet af emails er indlysende - spredning af viden? Markant forbedret.
Men bare fordi der nu er nye værktøjer til vores rådighed betyder det ikke nødvendigvis en reel forbedring . Mange glemmer den organisatoriske forankring af værktøjerne og de gode intentioner strander ofte efter, at euforien over nu at have taget web2.0-teknologi i brug, har lagt sig sig. Jeg er ikke sikker på hvordan fordelingen nøjagtig er, men jeg er ret sikker på, at en stor del af succes med værktøjerne ikke har noget med værktøjerne at gøre. Det er hvad der sker mellem ørerne på os, vores "mindset", vores evne og vilje til at dele.
Har du en erfaring, eller tanker om, hvor meget som er reel teknologi og hvor meget som er tilrettelæggelse af nye processer, nye måder at arbejde på og individuel læring?
Skrevet af Hans Henrik H. Heming den 3. februar 2008 under blogging, E2.0, Facillitering, Kommunikation, Organisation
Vestergade 12A, 3 ·
1456 København K ·
Tlf. 70 200 217 ·
Skrevet af Andreas den 3. februar 2008 kl. 19:27
Jeg vil gerne give dig ret i at det er irriterende at modtage mange CC'ede mails, men dit regnestykke er altså noget fjollet.
I den venstre kolonne beregner du det totale antal mails sendt, mens du på den højre side kun beregner det antal mails den enkelte modtager. Samtidigt inkluderer du mails du selv sender i den venstre kolonne, mens du ikke tæller indhold du blogger på den højre side. Det er en sammenligning du ikke kan lave. Dit regnestykke burde se sådan ud (for det antal mails som hver deltager modtager):
E-mail:
Initial e-mail til gruppen: 1
Fire opfølgninger: 4
Svar fra oprindelig: 1
====
Total: 6 mails
Blogging:
Initial blogpost til gruppen: 1 - man skal tjekke sin feedreader
Fire opfølgninger: 0-4 (afhængigt af om man kommenterer som nummer 1 eller slet ikke)
Svar fra oprindelig: 0-1 (afhængigt af om man deltager eller ej)
====
Total: 1-6 mails
Der er kun besparelser i mails hvis man på bloggen *ikke' deltager i kommentartrådene - deraf din oprindelige pointe om at CC'ede e-mails er irriterende. Det betyder ikke at matematikken ikke skal være i orden. Det total antal e-mails som sendes igennem systemet er ligegyldigt, den slags har vi computere til. Som du godt ved er det interessante hvordan e-mail-situationen for den enkelte ændres ved blogging, men det viser dit regnestykke ikke noget om.
Fordelen ved blogging over gruppe-e-mails er at man kan holde sig orienteret (man modtager diskussionsoplægget), men man har automatisk fravalgt opfølgende indlæg medmindre man begynder at abbonnere på kommentarerne. Som du kan se af mit mere overskuelige regnestykke kan der her være en stor besparelse (op til 5 ud af 6 mails for den enkelte). På den anden side ændres min situation ikke hvis jeg er superaktiv på bloggen - da modtager jeg næsten det samme antal mails fordi der er den samme mængde totale indlæg. Vi kan måske håbe at der kommer et mere fokuseret forbrug af tid fordi de enkelte diskussioner kun har de deltagere som er interesserede og som en udløber deraf håbe at der kommer *flere* totale diskussioner.
Men så kommer vores stakkels computere jo til at sende *endnu* flere totale mails ud. :o)